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もう一台買うかどうするか悩んだ挙句。

MacBook 仕事のこと

こんにちは、のだめです。

本社勤務となったことで仕事の内容がガラリと変わりました。

モノを運ぶという根本は変わらないのですが、ひとつのモノを運ぶのにいくつもの段階があり、その工程で度々書類が発行されるので1日の業務が終わる頃には天井まで積み上がるんじゃないかってほどの書類が発行されることになります。

モノを運ぶために

工場のとある部分に検量部屋というのがあり、工場に出入りするトラックはここを必ず通ることになります。

①トラックが場内に入るときにチェック

②トラックが場外に出るときにチェック

この①と②を行うことで、積み込んだモノの正味重量を測るという次第です。

これだけ見れば工程は２つなのですが、書類の発行という面で見ると

①トラックが場内に入るとき

②検量

③積み込み申し込み

④積み込み完了報告

⑤積み込み品質検査

⑥品質検査結果

⑦検量

⑧トラックが場外に出るとき

⑨出発

⑩（後日届け先から）受領書ファックス

11（そのまた後日）受領書原本その他

という感じで、モノを運ぶという一連の流れをさらに細分化し、工程一つひとつで確認を行うたびに書類が発行されるわけです。

どうしてここまで細分化されているかというと、何かトラブルが起きた際にどこで問題が起きたかを明確化するためです。

運ぶものによってはさらにここから細分化されていくことになります。

乗務員などと話をすると、昔はもっとざっくりしていたそうで、ここまで確認が厳しくなったのはここ最近とのことでした。

とにかく確認のたびに書類が発行されるので、整理も一苦労というわけです。

最初にお願いされた仕事

この書類は、社内で受け持つそれぞれの部署が管理するのですが、私が確認することとなったのは受領書の整理でした。

一般的に、受領書は発行してもしなくても構わないものらしいので、あまり法的効力といったものはなくて、「商品が確実に相手に届いた」ことを示す役割と思っても大丈夫だと思います。

ただ、運んだ後に何かトラブルが起きた際は見返すことになる場面もありますし、発行した際は７年間保管義務が生じます。

発行するならしっかり保管してね、ということです。

 

私が現場に行くと、「これ仕分けしといて」とポンとダンボール数箱を預かりました。

受領書だけとはいえそこそこ大きいダンボール数箱です。どのくらいの量なのか見てみると、最後に仕分けしたのが2015年となっていました。

「うぉ、ひと箱1年分か」とちょっとびっくり。

仕分けをはじめてさらにびっくりしたのが、2016年の箱に2018年の書類が入っていたり、18年の箱に16年のが混じっていたりと、適当に保管されていたことでした。

前任者はどういう保管していたのかを保管庫に見に行くと、そこでさらにびっくり。

整理というか、ダンボール箱にびっちりと書類が詰め込まれていたのでした。今、自分の目の前にある年度もかまわずびちまけてある書類に隙間を埋めるかのようにぎちぎちに詰め込んでいたのでした。

書類を保管というよりも詰め込んで見なかったことにでもしたかのような保管の仕方でした。

さて、どうするか。

前任者と同じ保管方法をとればそれこそものの数分でこの仕事は終わります。ガムテープで止めて保管庫に投げ入れるだけなのだから。

結局整理することに

昔取った杵柄がこんなところで役に立つとは思いませんでした。

私の整理魂に火がついてしまいました。

まずは年度ごとに仕分けを行い、その後取引先別に仕分けをし、そして年度別・取引先別に仕分けた後、月ごとに整理し直しファイリング。

気の遠くなるような作業でまるまるひと月かかりましたが、無事受領書の整理が終わったのでした。

ダンボールに詰め込まれていた状態では何がなんだかわからない状態でしたが、、整理が終わる頃にはいつ、どこに、なにを運んだか、ということがすぐにわかるようになりました。

前任者がどうして適当な保管をしていたのかは分かりませんが、受領書の仕分けをしたことで色々なことが分かりました。

仕分けで分かったこと

①届け先がどんな会社かということ

現場仕事なんてしたことないので、当然仕事内容はわからないのですが、仕分けをすることで、どういう会社と取引をしているのかが分かります。

書類の多少で取引量も分かります。何をどこに運んでいるのかも分かりました。

②取引先がどんな会社かの推測

そして、取引先が送ってくる書類についても、角をきっちりと揃えて綺麗に封筒に入れて送付してくる会社もあれば、封筒に無理くり突っ込んだおかげでしわくちゃになっている書類もあったりと、そういう小さなことからも取引先がどういう会社なのかの検討をつけることができます。

③受領書は一気にはたまらない

届け先に届いた時点で確認の意味も含めてFAXで受領書が届きます。その後原本の受領書が月末にまとめて届きます。そういう段階で書類が届くため、都度整理をしていれば時間もあまりかからずに整理出来るのですが、それを前任者はやっていませんでした。なぜそれを怠っていたのか、前任者がまだ会社にいれば問い詰めたいところです。

目の前にあるのは膨大なデータ

一応誰が見てもわかるような仕分けを行いましたが、これを保管庫にしまった後に見返す場面が来たら、掘り返すのはちょっと面倒だなと思い、今やっているのが仕分けた書類をファイルごとにデータで記録してしまおうということです。

データを一度入力して記憶させてしまえば、あとはボタン一つで抽出できるようにすればもう受領書を見返す作業にかける時間はほぼゼロにすることが出来るなと思ったわけです。

でも、そのデータ自体が毎日どんどん積み重なっていくことを考えたら関数では心許ないなということでVBAで色々使えるようにしたいと思いました。ですが、VBAを使うとなると問題がありました。

MacBook Airではエクセルでマクロを使えない

マクロではなくて関数でごまかせないかと思ったのですが、社内SEの方からVBA使いなよと勧められました。

というか、このSEにVBAでシステムを組んでくださいよとやんわりお願いしたのですが、「めんどくさい仕事はしたくない」と断られました。

Macでマクロは組めないのでもう一台ノートPCを買うかどうか迷いました。

が、今でもそこそこ思いカバンにもう一台パソコンは入れたくないという思いから、MacBook AirのBoot Campを使い、Windows10をインストールし、エクセルを入れ直したのでした。

Macってすげー！と思ったのはいうまでもありません。というかこういった使い方すると分かっていたら、MacBook AirではなくてMacBook Proにしておけば良かったと思ったのは余談です。今後の使い込みの頻度にもよりますがAirだとスペックが足りない状況が出てくるかもしれません。

まとめ

というわけで、悩んだ挙句MacBook Airの機能を使ってノートパソコン２台持ちという事態は避けることが出来ました。

もう一台パソコンを買っていたら15万円ほど無くなっていたことを思うと、OSとエクセルの入れ直しで使った3万5千円は安くついたと考えるべきでしょう。

というか、現場の環境がWindowsなのは分かっていたのでMacではなくてWindowsのノートを使ってれば良かったかも、という考えもよぎりましたが、Appleのこの連携具合の心地良さを味わっていたため、MacBook Airで良かったとも思うのでした。

 

今日はクリスマスですが、そんなの関係なしに仕事しています。寒いの体には気をつけて素敵なクリスマスをお過ごしください。

それでは、今日も素敵な1日になりますように、のだめでした。